Het werk verandert. Functies bewegen niet altijd mee
Nieuwe taken komen erbij en verantwoordelijkheden verschuiven, terwijl functies vaak hetzelfde blijven.
Als daardoor problemen ontstaan, zoeken organisaties de oplossing vaak bij de medewerker. Jobredesign kijkt niet alleen naar de medewerker, maar vooral naar het werk: hoe ontwerpen we jobs die beter werken voor mensen én voor de organisatie?
Jobredesign verbindt werkbare jobs met een wendbare organisatie.
Ruimte voor verschil, oog voor het geheel
Bij jobredesign of jobherontwerp bekijken we hoe activiteiten, verantwoordelijkheden, taakeisen en regelmogelijkheden in één of meer jobs anders kunnen worden ingericht.
Soms volstaat een kleine aanpassing in één job. Soms verandert daardoor het werk van collega’s mee. Dan moeten we breder kijken naar de verdeling van het werk binnen en tussen teams.
Traditioneel zoeken organisaties mensen die in een bestaande functie passen. Jobredesign maakt ook de omgekeerde beweging: hoe verdelen we het werk zodat het beter aansluit bij verschillen in talent, ervaring, interesse, ambitie en draagkracht?
Het doel is niet om voor iedereen een persoonlijke job te creëren. Wel om heldere afspraken te maken over wie wat opneemt en hoe mensen samenwerken. Zo benut de organisatie talent beter, spreidt ze kennis en speelt ze gemakkelijker in op verandering.
Van functie op papier naar job in de praktijk
Een functie beschrijft welke taken en verantwoordelijkheden formeel zijn toegewezen. Een job omvat wat iemand werkelijk doet om het werk gedaan te krijgen.
Medewerkers voeren niet alleen geplande taken uit. Ze zoeken informatie, stemmen af, passen de planning aan, lossen problemen op en ondersteunen collega’s. Ook dat minder zichtbare werk maakt deel uit van hun job.
Daarom begint jobredesign niet bij de functieomschrijving, maar bij het feitelijke werk.
Een functie toont wat werd toegewezen. De job toont wat mensen werkelijk doen om het werk gedaan te krijgen.
Drie vragen bij het herontwerpen van jobs
Jobredesign kent verschillende vormen, van taakverbreding en jobcrafting tot inclusief jobdesign, aanvullende rollen en individuele afspraken.
Om het feitelijke werk te herontwerpen, stellen we drie vragen.
1. Welk werk hoort bij elkaar?
Een goede job is geen losse verzameling taken. Bekijk welke activiteiten en verantwoordelijkheden samen bijdragen aan een herkenbaar resultaat.
2. Wat als het anders loopt dan gepland?
Bij een storing, ontbrekende informatie of een gewijzigde planning wordt duidelijk of een job goed is ontworpen. Medewerkers en teams hebben kennis, tijd, beslissingsruimte en ondersteuning nodig om te handelen.
3. Wie kan, mag en wil welk werk opnemen?
Mensen verschillen in competenties, bevoegdheden, voorkeuren en draagkracht. Die veranderen bovendien tijdens de loopbaan. Stem de verdeling van het werk af op wat medewerkers kunnen, mogen en willen opnemen. Bied daarbij ruimte om te leren, te oefenen en nieuwe verantwoordelijkheden op te nemen.
Een job staat nooit op zichzelf
Wie taken, rollen of verantwoordelijkheden anders verdeelt, beïnvloedt vaak meer dan één job. Meer verantwoordelijkheid vraagt passende beslissingsruimte. Een nieuwe rol verandert mogelijk het werk van collega’s. Bredere inzetbaarheid vraagt tijd om te leren en te oefenen.
Daarom kijken we verder dan de individuele job:
- In de job: welke taken en verantwoordelijkheden omvat de job?
- Rond de job: wat betekent een verandering voor collega’s en het team?
- Achter de job: welke keuzes in de organisatie bepalen de ruimte in jobs?
Een probleem kan zichtbaar worden in één job, maar samenhangen met de manier waarop het bredere werk is georganiseerd.
Een verandering kan beginnen in één job, maar stopt daar zelden.
Het Workitects-organisatiecanvas helpt om van organisatie naar jobs én van jobs terug naar de organisatie te kijken.
Van job naar team en organisatie
Niet elk vraagstuk vraagt hetzelfde niveau van verandering.
- Jobredesign herbekijkt de activiteiten, verantwoordelijkheden, taakeisen en regelmogelijkheden in één of meer jobs
- Teamredesign herbekijkt hoe een groep medewerkers het gezamenlijke werk verdeelt, afstemt en regelt, bijvoorbeeld binnen een team, afdeling of cel
- Organisatieredesign herbekijkt welk werk bij teams en afdelingen hoort en hoe onderlinge afhankelijkheden, verantwoordelijkheden en beslissingen worden georganiseerd
Jobredesign begint bij concrete jobs, maar vraagt soms ingrepen in de manier waarop het werk binnen teams of over de organisatie is verdeeld en gecoördineerd.
Soms volstaat een aanpassing in één of meer jobs. Soms ligt het vraagstuk in de verdeling en afstemming van het werk binnen het team. En soms vragen terugkerende problemen om andere keuzes in de bredere organisatiestructuur.
De passende aanpak hangt af van waar het werk vastloopt.
Jobredesign en werkbaar werk
Jobredesign moet niet alleen tot andere jobs leiden, maar tot betere jobs.
Meer taken of verantwoordelijkheid maken een job niet vanzelf beter. Zonder voldoende tijd, beslissingsruimte en een haalbare belasting verhogen ze vooral de druk.
Een werkbare job brengt taakeisen en regelmogelijkheden in balans. Medewerkers hebben de kennis, informatie en ruimte nodig om zelf bij te sturen of tijdig hulp in te schakelen van collega’s, leidinggevenden of experten.
Een job wordt werkbaar wanneer medewerkers niet alleen verantwoordelijkheid krijgen, maar ook de mogelijkheden om die verantwoordelijkheid op te nemen.
Jobredesign in de praktijk
Jobredesign vertrekt niet overal vanuit dezelfde vraag. Soms krijgen medewerkers meer ruimte om problemen op te lossen. Soms worden taken en rollen anders verdeeld. Elders staan leren, talenten of bredere inzetbaarheid centraal.
De voorbeelden tonen hoe anders organiseren concrete jobs verandert.
ANL Packaging
Een verkenning van de operator van de toekomst, met meer ruimte voor eigenaarschap, probleemoplossing en vakmanschap.
Formaat
Dynamische rollen maken duidelijk wie binnen het team welke verantwoordelijkheden en beslissingsruimte opneemt, zonder het werk vast te zetten in rigide functies.
Puratos Lummen
Aanvullende rollen verbinden operationeel werk met veiligheid, kwaliteit, ondersteuning en verbetering.
Coenco
Teams krijgen ruimte om het dagelijkse werk zelf te organiseren, terwijl duidelijke afspraken en informatie houvast bieden bij verdere groei.
De Sutter Naturally
Een zichtbare planning en competentiematrix ondersteunen de taakverdeling, opleiding en bredere inzetbaarheid.
Vetex
Bredere inzetbaarheid verruimt de jobs, terwijl teams meer ruimte krijgen om samen te werken, initiatief te nemen en problemen op te lossen.
WZC Van Zuylen
Medewerkers zetten hun eigen expertise in, maar nemen binnen multidisciplinaire teams samen een bredere verantwoordelijkheid op voor zorg, wonen en leven.
Jobredesign
in verschillende vormen
Verken de mogelijkheden om taken, rollen en verantwoordelijkheden anders te verdelen. Breng samen wat bij elkaar hoort, maak problemen oplosbaar en stem het werk af op mensen.
Jobredesign
en werkbaar werk
Een andere job is niet automatisch een betere job.
Lees hoe taakeisen, beslissingsruimte en
ondersteuning samen de kwaliteit
van jobs bepalen.
