Een andere job is niet automatisch een betere job
Meer taken kunnen een job gevarieerder maken, maar tegelijk de druk verhogen.
Een smaller takenpakket kan dan weer eentonig of weinig leerrijk worden.
Meer verantwoordelijkheid is evenmin vanzelf een verbetering. Zonder voldoende tijd, informatie en beslissingsruimte leidt die vooral tot extra werk.
Breng taakeisen en regelmogelijkheden in balans
Elke job stelt eisen. Medewerkers moeten kennis gebruiken, informatie verwerken, keuzes maken en omgaan met wijzigingen of problemen.
Daartegenover staan regelmogelijkheden: de mogelijkheden om het werk zelf of samen met anderen bij te sturen. Denk aan invloed op de werkwijze, volgorde en timing, of aan afspraken binnen het team over de verdeling van het werk.
Een werkbare job vraagt niet noodzakelijk minder uitdagingen. Wel moeten medewerkers voldoende mogelijkheden hebben om ermee om te gaan.
Hoe ziet zo'n balans eruit in het dagelijkse werk? Concrete werksituaties maken zichtbaar hoe taakeisen, regelmogelijkheden en afhankelijkheden doorwerken in de werkbeleving.
Kennis, informatie en planning
Problemen in jobs ontstaan vaak rond drie terugkerende vragen.
- Heb ik de nodige kennis? Medewerkers moeten over de juiste kennis en vaardigheden beschikken. Bij nieuwe of moeilijke situaties moeten ze kunnen leren of tijdig expertise raadplegen
- Heb ik de nodige informatie? Medewerkers moeten tijdig toegang hebben tot correcte, begrijpelijke en bruikbare informatie. Anders verliezen ze tijd en overzicht aan zoeken en navragen
- Heb ik voldoende invloed op de planning? Medewerkers moeten mee prioriteiten kunnen bepalen en de timing of volgorde van het werk kunnen aanpassen. Waar nodig moeten zij met collega’s de werkverdeling kunnen bijsturen
Deze vragen sluiten nauw aan bij de dimensies rond kennis, informatie en planning in Werkmeter, de Workitects-tool waarmee organisaties onderzoeken waar medewerkers vastlopen en welke regelmogelijkheden ontbreken.
Zelf bijsturen of samen oplossen
Regelmogelijkheden liggen niet alleen in de eigen job. Ook collega’s, leidinggevenden en experten kunnen helpen om problemen op te lossen.
Dat vraagt meer dan een goede sfeer. Ondersteuning moet tijdig beschikbaar en bruikbaar zijn. Medewerkers moeten weten bij wie ze terechtkunnen en tijdig een antwoord of beslissing krijgen.
Samenwerking helpt wanneer mensen elkaar aanvullen. Ze belast wanneer medewerkers voor elke afwijking moeten wachten, zoeken of langs verschillende personen passeren.
Meer autonomie is niet altijd beter
Autonomie betekent dat medewerkers binnen duidelijke grenzen kunnen handelen. Ze weten welke keuzes ze zelf maken, wanneer overleg nodig is en wanneer ze hulp inschakelen.
Zonder voldoende informatie en ondersteuning kan meer autonomie de individuele druk verhogen. Medewerkers krijgen dan meer verantwoordelijkheid, maar onvoldoende mogelijkheden om het resultaat te beïnvloeden.
Hetzelfde geldt voor nieuwe rollen. Wie verantwoordelijkheid opneemt voor kwaliteit, planning, opleiding of verbetering, heeft daarvoor tijd, kennis en een duidelijk mandaat nodig.
Verantwoordelijkheid zonder regelmogelijkheden is geen autonomie, maar doorgeschoven druk.
Wanneer helpt autonomie dan wél?
Niet elke autonomie werkt hetzelfde. Ruimte om te leren, toegang tot informatie, invloed op prioriteiten en ruimte om bij verstoringen bij te sturen hebben elk een andere functie. Ontdek welke regelmogelijkheden medewerkers en teams nodig hebben en waar die ruimte het best ligt.
Een rol zonder tijd en beslissingsruimte is geen verrijking, maar extra werk.
Zorg voor echte afwisseling
Taakverbreding en taakrotatie kunnen een job afwisselender maken. Dat lukt alleen wanneer de taken werkelijk van elkaar verschillen.
Verschillende werkposten kunnen dezelfde houding, bewegingen, concentratie of hetzelfde tempo vragen. Rotatie verandert dan de plaats van het werk, maar nauwelijks de belasting.
Bekijk daarom zowel de fysieke, mentale als emotionele belasting. Combineer waar mogelijk uitvoerende en regelende activiteiten, zoals voorbereiding, opvolging en probleemoplossing.
Echte afwisseling verandert niet alleen waar iemand werkt, maar ook wat het werk van iemand vraagt.
Kijk verder dan de aangepaste job
Een verandering in één job kan gevolgen hebben voor collega’s en het gezamenlijke werk. Het wegnemen van eenvoudige of rustige taken kan bestaande jobs intensiever maken. Een nieuwe rol kan de planning of taakverdeling beïnvloeden.
Bekijk daarom niet alleen de job die verandert:
- In de job: blijft het werk samenhangend, haalbaar en regelbaar?
- Rond de job: wat verandert in de werkverdeling en afstemming binnen het team?
- Achter de job: welke bredere organisatiekeuzes moeten mee veranderen?
Wanneer verschillende medewerkers tegen dezelfde problemen botsen, volstaat een individuele aanpassing meestal niet.
Vijf vragen om een aanpassing te toetsen
Gebruik deze vragen om een aanpassing te toetsen:
1. Vormt de job een samenhangend geheel?
Dragen de activiteiten samen bij aan een herkenbaar resultaat?
2. Blijft de belasting haalbaar?
Biedt het werk voldoende afwisseling en ruimte voor herstel?
3. Kunnen medewerkers problemen oplossen?
Beschikken ze over kennis, informatie, tijd en beslissingsruimte?
4. Is ondersteuning tijdig beschikbaar?
Kunnen collega’s, leidinggevenden of experten helpen wanneer dat nodig is?
5. Wat verandert voor andere jobs?
Worden activiteiten, belasting en regelmogelijkheden evenwichtig verdeeld?
Jobs in verschillende vormen
Ontdek hoe je samenbrengt wat bij elkaar hoort, problemen oplosbaar maakt en het werk afstemt op de mogelijkheden, voorkeuren en draagkracht van mensen.
Jobredesign
Lees waarom jobredesign vertrekt bij het feitelijke werk en hoe veranderingen in jobs kunnen doorwerken in teams en de bredere organisatie.
