Van taakgericht werken naar doen wat nodig is

Directeur Marijke Dobbels en Stefanie Verhoest, deskundige kwaliteit en innovatie, vertelden hoe Van Zuylen evolueerde van een taakgerichte werking naar kleinschalige leefgroepen met vaste multidisciplinaire teams. Zorg staat er niet los van wonen en leven, maar maakt er deel van uit.

In Van Zuylen spreken ze over werken in een ménage. Medewerkers vertrekken niet alleen vanuit afgebakende taken of functies, maar vooral vanuit het dagelijkse leven van bewoners.

De vergelijking met thuis maakt die gedachte helder. Als je partner er niet is, blijft de vuilniszak niet staan omdat die taak normaal bij hem of haar ligt. Je neemt ze zelf mee naar buiten. Bij Van Zuylen geldt hetzelfde principe. Als een polyvalente medewerker afwezig is, neemt een verpleegkundige collega gerust een borstel vast of leegt een woonleefbegeleider de vaatwasser. Niet alleen de functie bepaalt wie iets doet. Medewerkers kijken samen naar wat er op dat moment nodig is in de ménage.

Dat vraagt medewerkers die breder kijken, initiatief nemen en samen verantwoordelijkheid dragen. Niet iedereen voelt zich vanzelf thuis in zo’n brede rol. Sollicitanten maken daarom vooraf kennis met deze manier van werken.

VIP’s als volwaardige teamleden

Een bijzondere rol binnen de multidisciplinaire teams is weggelegd voor de VIP’s, de Very Important Polyvalente medewerkers. Zij doorbreken de klassieke scheiding tussen poetsen en logistiek. Beide soorten werk komen samen in één breed profiel, met een volwaardige plaats in het team.

VIP’s voeren niet alleen taken uit. Ze denken mee, signaleren wat bewoners nodig hebben en krijgen ruimte om initiatief te nemen. Hun bredere rol maakt het werk gevarieerder en betekenisvoller.

Die brede rol roept tegelijk vragen op over de geldende functieclassificatie. IFIC vertrekt van taken en verantwoordelijkheden en koppelt daaraan een loonbarema. Wanneer rollen duurzaam verbreden, moet worden nagegaan of functieomschrijvingen, opleiding, bevoegdheden en waardering nog goed op elkaar aansluiten. Functieoverschrijdend samenwerken betekent daarbij niet dat professionele expertise of wettelijke grenzen verdwijnen.

Autonomie binnen duidelijke kaders

Autonomie betekent in Van Zuylen niet dat elke ménage los van de organisatie handelt. Teams beslissen dicht bij de bewoner, binnen een gezamenlijke visie, duidelijke rollen en afgesproken kwaliteits- en veiligheidskaders. Teamcoaches en directie bewaken de samenhang en stimuleren de uitwisseling tussen de ménages en met de andere woonzorgcentra van Mintus.

Een ja, tenzij-cultuur en een duidelijk kompas bieden daarbij houvast. Wanneer iemand uitvalt, bekijkt het team bijvoorbeeld eerst hoe het de situatie met de aanwezige collega’s opvangt.

Die autonomie verandert de rol van leidinggevenden. De teamcoach lost niet elk probleem zelf op, maar helpt medewerkers om samen oplossingen te vinden. Teamcoaches krijgen daarvoor ondersteuning via intervisie en onderlinge uitwisseling. Zelforganiserende teams functioneren niet vanzelf. Meer autonomie vraagt net om sterke coaching.

De organisatieprincipes in de praktijk

Tijdens de rondgang werden die keuzes tastbaar. Een bewoonster leidde ons fier rond in de living en haar kamer. Iedere kamer heeft een eigen voordeur. Bewoners bepalen waar ze willen zitten en wat ze willen doen. Ze krijgen ruimte om hun talenten in te zetten, mee te helpen en voor elkaar te zorgen.

Ook medewerkers brengen hun talenten binnen. Ze koken, decoreren of fotograferen. Zelfs een hond, kat of kind van een medewerker vindt soms een plaats in het dagelijkse leven van de ménage. Zo wordt de leefgroep meer dan een plaats waar zorg wordt verleend.

Een teamcoach lichtte toe hoe de teams hun ménage organiseren. Elke ochtend starten collega’s met een kort overleg. Via zelfroostering stellen teams hun eigen planning op. Een centrale planner bewaakt het geheel en houdt rekening met de inzet van stagiairs en studenten.

Wat verandert er voor bewoners, medewerkers en de organisatie?

De andere manier van organiseren is voelbaar bij bewoners, hun netwerk, medewerkers en teamcoaches. Tegelijk heeft ze gevolgen voor de bredere organisatie.

1. Voor bewoners

Kleinschalige leefgroepen brengen meer rust, nabijheid en herkenbaarheid. Bewoners leven samen in een huiselijke omgeving en krijgen ruimte om keuzes te maken, hun talenten in te zetten en van betekenis te zijn voor anderen.

Zorg volgt zoveel mogelijk het ritme van het dagelijkse leven. Niet een vaste weekplanning, maar de vraag wat een bewoner vandaag nodig heeft, vormt het vertrekpunt.

2. Voor familieleden en vrijwilligers

Familieleden blijven, in overeenstemming met de wensen van de bewoner, betrokken bij het dagelijkse leven in de ménage. Ze sluiten aan bij activiteiten, gaan mee op uitstap en nemen hun vertrouwde rol zoveel mogelijk verder op. Vrijwilligers brengen extra tijd, talent en nabijheid binnen, met duidelijke afspraken en passende ondersteuning.

Via een eigen Facebookpagina per leefgroep krijgen familieleden een inkijk in het dagelijkse leven van bewoners, ook wanneer ze niet fysiek aanwezig zijn. De digitale communicatie volgt de afspraken van Mintus over toestemming, privacy, accountbeheer en beeldgebruik.

3. Voor medewerkers

Multidisciplinaire teams nemen meer eigenaarschap en initiatief op. Bredere jobs zorgen voor afwisseling en bieden ruimte om talenten te benutten. Medewerkers kijken verder dan hun eigen functie en dragen samen verantwoordelijkheid voor het geheel.

De werknemersmonitor toont een hoge werktevredenheid en een breed draagvlak voor kleinschalig werken. Van Zuylen merkt bovendien dat medewerkers spontaner initiatieven nemen voor bewoners en families. Tegelijk volgt de organisatie de impact op werkdruk, werkbelasting, verloop en afwezigheid systematisch op.

4. Voor teamcoaches

Teamcoaches sturen minder rechtstreeks aan en ondersteunen teams om zelf oplossingen te vinden. Dat maakt hun rol niet kleiner, maar anders. Ze bewaken de visie, versterken de samenwerking en spreken teams aan wanneer verantwoordelijkheden onevenwichtig verdeeld raken.

Blijvende investering in coaching, intervisie en rolontwikkeling is daarom cruciaal. Meer autonomie voor teams vermindert het belang van leiderschap niet, maar verhoogt de behoefte aan sterke coaching.

5. Voor de organisatie

De nieuwe werking brengt zorg, wonen en leven dichter bij elkaar. Kleinschaligheid en vaste multidisciplinaire teams zorgen voor meer samenhang rond bewoners. Brede rollen maken de organisatie flexibeler wanneer de planning anders loopt dan verwacht.

Tegelijk blijft afstemming nodig tussen de organisatie van het werk, de geldende regelgeving en de functieclassificatie

De expeditie gaat verder

De verandering bij Van Zuylen is geen afgerond project. In 2026 werden de teams opnieuw samengesteld op basis van talenten en planningsnoden. Medewerkers werden actief meegenomen in de achterliggende redenen. Ongeveer vijftien versnipperde teamrollen maakten plaats voor vijf duidelijke rollen die elk team opneemt, met ruimte voor eigen accenten.

Nieuwe vragen dienen zich intussen aan. Hoe voorkom je eilandvorming tussen de verschillende ménages? Hoe verbind je de ruimte voor teams met de bredere organisatie? Hoe blijf je teamcoaches ondersteunen? En hoe zorg je dat regelgeving en functieclassificaties beter aansluiten bij vernieuwende organisatievormen?

De expeditie gaat verder. Niet als een project met een eindpunt, maar als een voortdurende zoektocht naar beter werk én betere zorg.