Een vastgelopen structuur als startpunt voor verandering
In het hart van West-Vlaanderen biedt INOA onderwijs en welzijn aan kwetsbare kinderen, jongeren en volwassenen. De minderjarigenwerking, onder leiding van Sigrid Pollentier, stond jarenlang onder druk. “De jaarlijkse evaluaties bleven dezelfde knelpunten naar boven brengen: verknipte zorg, te veel schakels, te weinig continuïteit,” vertelt Sigrid. De klassieke structuur voldeed niet langer aan de noden van een veranderende doelgroep met complexere gedragsproblemen.
Als de leidende principes goed zijn, dan komt het ontwerp vanzelf goed.
De aanpak: een wit blad met duidelijke principes
De drang tot verandering leidde tot een samenwerking met Flanders Synergy (nu Workitects). “We zijn gestart met een lerend netwerk en trokken met een gemotiveerde groep naar de Ardennen. Dat was het begin van een intensief proces,” blikt Sigrid terug. De organisatie vertrok vanuit een wit blad, maar met heldere leidende principes: warme zorg, contextgericht werken, minder verknipte structuren, kortere communicatielijnen en duidelijke verantwoordelijkheden.
Er werd een ontwerpgroep opgericht met een breed mandaat, bewust niet hiërarchisch samengesteld. Ze bestond uit medewerkers van verschillende afdelingen, functies en ervaringsniveaus — van pas aangeworven begeleiders tot mensen vlak voor hun pensioen. Deze groep werkte in twee fasen: een eerste groep ontwierp vijf concepten, een tweede groep werkte die verder uit. De ontwerpers fungeerden ook als ambassadeurs en namen de communicatie over het traject op zich, via nieuwsbrieven, informele gesprekken en presentaties.
De impact: een fundamenteel herontwerp van de minderjarigenwerking
Het traject leidde tot een fundamenteel herontwerp van de minderjarigenwerking. De nieuwe structuur is opgebouwd rond multidisciplinaire teams met gedeelde verantwoordelijkheid. Begeleiders kregen meer autonomie. Praktisch betekent dit dat een begeleider bijvoorbeeld rechtstreeks kan handelen in het belang van een jongere — zoals het aankopen van kledij — zonder een lange keten van goedkeuringen. De begeleider draagt nu de hoofdverantwoordelijkheid, wat zorgt voor snellere beslissingen en minder administratieve last.
De communicatielijnen zijn korter, de verantwoordelijkheden duidelijker verdeeld. De teams zijn zo samengesteld dat ze samen verantwoordelijk zijn voor een groep jongeren, met de juiste expertise dicht bij elkaar. Dit bevordert niet alleen de continuïteit van zorg, maar ook de samenwerking tussen professionals. De nieuwe werking maakt het mogelijk om sneller in te spelen op noden, met minder schakels en meer eigenaarschap bij de medewerkers.
Hoewel het traject oorspronkelijk organisatiebreed was opgezet, werd het fundamentele herontwerp uiteindelijk vooral binnen de minderjarigenwerking doorgevoerd. Andere afdelingen werkten in een ander tempo of haakten af. Sigrid noemt dat een gemiste kans, maar benadrukt dat de pioniersrol van haar afdeling ook inspirerend werkte voor collega’s elders in de organisatie.
Ik gebruik nu heel vaak het woord ‘anders vasthouden’. Dat is veel beter dan ‘loslaten
Een externe begeleider helpt je om niet terug te vallen in je routine. Dat is goud waard.
De rol van leiderschap: anders vasthouden in plaats van loslaten
Het verandertraject bracht ook nieuwe inzichten over leiderschap. “We gebruikten vaak het woord ‘loslaten’, maar dat bleek niet helpend. Nu zeg ik: ‘anders vasthouden’. Dat is een veel betere vertaling van wat leidinggevenden moeten doen.” Leidinggevenden kregen een nieuwe rol, en daar werd gaandeweg meer aandacht aan besteed. “We gingen er te veel van uit dat ze zelf wel zouden aangeven als ze moeite hadden met hun nieuwe rol.”
Externe ondersteuning bleek cruciaal. “Je bent als leidinggevende emotioneel betrokken. Een externe begeleider stelt de juiste vragen, helpt je reflecteren en voorkomt dat je terugvalt in routines.” Dankzij de expertise van Workitects kreeg de ontwerpgroep ook het mandaat om de communicatie op zich te nemen – een ingreep die het proces versterkte.
De lessen: vertrouwen, tijd en communicatie
Het verandertraject bij INOA toont hoe een organisatie vanuit duidelijke principes, breed gedragen engagement en externe ondersteuning fundamenteel kan evolueren. Niet door alles los te laten, maar door anders vast te houden. “Verandering vraagt tijd. Twee jaar voorbereiding is geen luxe, maar een noodzaak,” besluit Sigrid.
Gepubliceerd op 3 november 2025.
Luister ook naar onze podcastaflevering van Anders Organiseren Werkt, waarin Sigrid Pollentier vertelt over interne opvolging en externe coaching in de zorg.
-
-
-
-
-
- ©Workitects
Wil jij ontdekken hoe innovatieve arbeidsorganisatie jouw bedrijf ook vooruit kan stuwen? 🚀
Kom dan naar onze Masterclass: anders organiseren!
