Beleving van technologie én verandering
Met de joblens kijk je naar de impact van digitalisering op de kenmerken van een job, los van de individuele medewerker die die job uitoefent. Via een tweede lens, de belevingslens, check je hoe medewerkers een digitaliseringsactie ervaren. Hierbij gaat het zowel over de technologie zelf als over de aanpak van de verandering.
User-centered design
Technologie zal pas echt aanvaard en gebruikt worden, als die ontworpen is met oog voor en input van de gebruiker. We spreken in dit verband ook wel over ‘user-centered design’. Voor een goed ontwerp hou je best rekening met drie zaken:
- ‘Usability’: is de technologie eenvoudig en comfortabel in gebruik, en heeft de medewerker de juiste vaardigheden?
- ‘Utility’: doet de technologie wat het moet doen, en heeft het de juiste ‘features’?
- ‘Desirability’: is de technologie gewild? Lost het een erkend probleem op of helpt het een specifiek doel te bereiken?
Doe de check
Onderstaande checklist helpt je aftoetsen of een digitaliseringsactie al dan niet positief wordt ervaren door een medewerker. Het is niet de bedoeling dat elk punt kan worden afgevinkt; wel dat er rekening wordt gehouden met essentiële aspecten op fysiek, cognitief en emotioneel vlak. Deze lijst kan je ook gebruiken om een argumentenkaart op te bouwen wanneer je een bepaalde technologie wil introduceren.
Medewerkers meenemen in de verandering
Mensgerichte digitalisering is het resultaat van een stapsgewijs proces, waarin de gebruiker een belangrijke rol speelt.
Stel jezelf de vraag in welke fase medewerkers betrokken kunnen worden. Onze richtlijn: zo vroeg mogelijk. Er zijn verschillende manieren om medewerkers te betrekken bij veranderprocessen. Je kan hen:
- informeren: informatie geven over wat er gebeurt en waarom;
- consulteren: advies of feedback vragen;
- activeren: hen mee aan de ‘tekentafel’ laten zitten.
De laatste manier is uiteraard de krachtigste, maar afhankelijk van de context, de timing en het type digitalisering kan een minder co-creërende aanpak meer aan de orde zijn.
Verandertips
Naast het zo vroeg mogelijk betrekken van medewerkers, kunnen ook volgende tips je helpen om digitale vernieuwing vlot te laten verlopen:
- Communiceer op een heldere, open en continue manier over de verandering, ook al weet je als management misschien zelf nog niet wat de precieze uitkomst van een digitaliseringsactie zal zijn.
- Verduidelijk en herhaal waarom de verandering wordt doorgevoerd.
- Help iedereen inschatten wat de impact op zijn of haar job zal zijn. Zorg dat medewerkers de voordelen van die verandering voor zichzelf gaan zien.
- Probeer goed te begrijpen waarom medewerkers in weerstand gaan.
- Sta open voor de onzekerheden die er op de werkvloer leven. Een digitaliseringsactie kan bepaalde elementen in een job veranderen of vervangen; focus daarom op wat er in de plaats komt.
- Hanteer verandermodellen zoals Prosci ADKAR, Kotter’s 8-Step Process of de Plan-Do-Check-Act Cycle. Zie ook: Europa WSE.
Opleiding bij digitalisering
Bij implementatie van nieuwe technologieën hebben medewerkers en leidinggevenden vaak nood aan ondersteuning. Kennis en vaardigheden moeten worden aangescherpt, weerstanden weggewerkt, de inhoud van de jobs herbekeken en ergonomische impact aangepakt.
Sectorfondsen kunnen jouw organisatie helpen door opleiding en advies te geven rond de menselijke aspecten van een digitaliseringsactie. Denk aan trainingen rond digitale basisvaardigheden, communicatievaardigheden, omgaan met weerstanden, het opstellen van digitale werkinstructies, enzovoort. Vraag daarom zeker eens na wat jouw sectorfonds voor jou kan doen!
Experience-dag:
mensgericht digitaliseren
Kan jij wat tips en tricks gebruiken om te digitaliseren op een mensgerichte manier? Leer en ervaar hoe je de impact van (digitale) technologie op medewerkers kan evalueren en hoe technologie de (samen)werking in teams kan bevorderen.
Werkmeter
Op zoek naar een grondige analyse van de werkbaarheid in je organisatie? Dan werk je best met een medewerkersbevraging zoals Werkmeter. Deze geeft je een betrouwbaar zicht op o.a. de betrokkenheid en werkdruk van medewerkers, maar ook op de onderliggende fysieke, cognitieve en emotionele jobkenmerken.
Experience-dag:
langer werken mét goesting
Ben je nog op zoek naar handvaten om de werkbaarheid in (je) organisaties te verhogen?
Workitects heeft hiervoor enkele sterke tools in huis. Ervaar spelenderwijs de kracht van Werkblokken en Werkmeter!
