Het opsplitsen in orderstromen versnellen je proces

QRM (Quick Response Manufacturing)  wordt toegepast in bedrijven die zich in een snel veranderende markt en omgeving bevinden, waar klantgerichtheid één van de belangrijkste speerpunten is. De oplossing vanuit QRM focust zich op het uitsorteren of opsplitsen van de orderstromen. Binnen deze orderstromen kan je definiëren welke teamsamenstelling een specifieke werkpost moet hebben. We tonen dit aan met een kort voorbeeld:

Functionele structuur
In een file heb je chauffeurs die op dezelfde rijstrook blijven, maar ook chauffeurs die inhalen. Ook zijn er op- en afritten waardoor het verkeer toeneemt en vermindert. In een file zijn er dus heel wat onvoorspelbare acties. Bovendien onderneemt iedereen eigen acties waardoor de intensiteit van de file versterkt.

In maakbedrijven gebeurt hetzelfde: stel dat een betonbedrijf holle en volle betonblokken aan dezelfde lijnen produceert, dan zullen er grote vertragingen ontstaan bij onvoorspelbaarheden. Dat zorgt op zijn beurt voor een lagere leverbetrouwbaarheid en een lagere klantentevredenheid. 

Het organisatiecanvas als leidraad voor een integrale transformatie

De QRM-theorie geeft ons een duidelijk idee van hoe we onze interne organisatiestructuur en proces moeten definiëren. Maar wat met de organisatie van teamstructuren en individuele jobs? Het organisatiecanvas van Workitects kan je begeleiden bij deze vraag.

Het belang van richting

Als je als maakbedrijf doorlooptijdsverkorting wil bereiken, moet je een antwoord kunnen geven op enkele vragen:

• Is het duidelijk welke soort organisatie je daarvoor nodig hebt?
• Welke vorm en intensiteit van samenwerking deze organisatie toelaat per afdeling?
• En ook hoe een concrete job eruit ziet binnen een afdeling?

Je kan de laatste vraag niet beantwoorden zonder eerst te hebben nagedacht over de vorige vragen. Dit werd ook meegenomen in het organisatiecanvas: wat is je visie? Hoe speelt deze in op je leiderschap, je teams en je individuele medewerkers? Je kan enkel de eerste vraag onafhankelijk beantwoorden, elke volgende vraag is altijd gedeeltelijk een afgeleide van de vorige vragen. Wanneer je aan de slag gaat met het organisatiecanvas, werk je dus van links naar rechts. 

Structureer je team

QRM stelt dat je multidisciplinaire teams nodig hebt om je orderstromen zo goed mogelijk te beheren. Uiteindelijk leidt het juiste team bij de juiste orderstroom tot een verkorting van je doorlooptijd. QRM laat echter achterwege hoe teams ontworpen moeten worden. Bij het creëren van teams zijn er vanuit onze ervaring de volgende drie zaken belangrijk:

• Onvoorspelbare interafhankelijkheden worden in interactie binnen het team beheerst. Via teamrollen worden indirecte processen verdeeld en afgestemd.
• De teamleden hebben een gezamenlijke identiteit en onderhouden zowel binnen als buiten het team constructieve werkrelaties.
• Het team bewaakt de eigen inzetbaarheid, en zorgt voor de nodige competentieontwikkeling bij de teamleden.

Deze keuzes in de microstructuur kunnen leiden tot belangrijke verschillen in de beleving en organisatie van het werk. Indien teams meer controle hebben over indirecte processen (zoals coördinatie, planning,…) dan is het psychisch welbevinden bij werknemers doorgaans beter. Daartegenover staan organisaties waar indirecte beslissingen door het management of door specialisten worden genomen.