Bouw bruggen en houd het veranderproces participatief.
Nu aangeraden wordt om fysiek contact zoveel mogelijk te vermijden, wordt het moeilijker om je medewerkers bij het veranderproces te betrekken. Je wil namelijk graag dat het verandertraject blijft doorlopen maar langs de andere kant wil je niet dat het veranderingsproces enkel bij het veranderteam blijft.
Het is uiterst belangrijk om het veranderproces participatief te houden. Dat is namelijk één van de voorwaarden voor een succesvolle verandering binnen je organisatie. Probeer daarom toch bruggen te bouwen tussen het veranderteam en je medewerkers. Wij geven je graag 3 manieren mee.
1) Een interactieve Post-it muur
Heb je een plek in je organisatie waar de meeste medewerkers voorbij wandelen? Plaats daar een Post-it muur of bord. Vervolgens kan je de aankondiging doen dat die muur bestemd is voor het verandertraject. Geef aan dat je interactief op zoek wil gaan naar antwoorden op vragen of om feedback te krijgen op enkele voorstellen. Heb je ook medewerkers die volledig van thuis uit werken? Geef hen dan een digitaal alternatief.
Je kan zelfs een kleine brainstormsessie houden op het bord. Verzamel in eerste instantie alle ideeën. Ga daarna een keertje langs om de ideeën te groeperen. Per groepering kan je nu gerichte vragen stellen via het bord. Uiteindelijk kan je misschien tot een eerste voorstel komen via de ideeën en feedback van je medewerkers.
Een Post-it muur is een gemakkelijke manier om je medewerkers te bereiken. Je medewerkers zullen het ook zeker op prijs stellen dat er een manier is om deel te nemen aan het veranderproces, ook al is het dan iets meer vanop afstand.
2) Een digitaal platform
Er zijn een heleboel alternatieve mogelijkheden om het gesprek gaande te houden. De voorbije periode hebben de meeste organisaties al sterk geëxperimenteerd: denk bv. aan de tablets om contact te houden met families in woonzorgcentra. Het is dus zeker ook nuttig om de digitale alternatieven te verkennen om je medewerkers betrokken te houden.
Heb je een platform voor interne communicatie? Misschien zijn er daarin wel mogelijkheden om een interactieve feedbackplek te maken. Er zijn ook een heleboel gratis applicaties om interactieve sessies te ondersteunen:
- Miro: Hier kan je een digitale versie maken van de interactieve Post-It muur.
- Kahoot: Wil je een voorstel aftoetsen met je medewerkers? Maak er dan geen éénrichtingsverkeer van, maar vraag meteen naar hun meningen met deze applicatie voor een interactieve presentatie.
3) Een forum in open lucht
Wil je toch fysiek samenkomen, dan kan je misschien een brainstormsessie in open lucht organiseren? Gegarandeerd een succes: je medewerkers zien hun collega’s eens terug “in ’t echt” of nog eens samen en ze worden actief betrokken bij de veranderingen. Let er wel op dat je 1,5 meter afstand houdt.
Je kan misschien een wandeling organiseren met “haltes met opdrachten en vragen” onderweg. Of de tuin indelen in grote vlakken en mensen op basis van stellingen voor een bepaald vlak laten kiezen.
Tijdens de wintermaanden kan je bijvoorbeeld ook vuurkorven plaatsen en warme chocomelk voorzien (of een verfrissing tijdens de zomermaanden). Nadat de vragen gesteld zijn en de feedback gegeven is, kan je daarna de teams de kans geven om nog wat na te babbelen. Een forum en teamactiviteit in één!
Vanwege corona is het moeilijker om medewerkers te betrekken bij het verandertraject. Wij geven 3 manieren om toch bruggen te bouwen tussen het ontwerpteam en alle medewerkers.
-
-
-
-
-
- ©Workitects
