Zo krijg jij schwung in jouw organisatieverandering
Inspraak toelaten
Veel organisaties weten dat er iets moet veranderen of zelfs al waar ze naartoe willen. Maar hoe begin je hieraan? Hoe ziet een veranderproces naar een innovatieve arbeidsorganisatie eruit? Welke methode hanteer je om op een zo groot mogelijk draagvlak te rekenen in je organisatie?
- Een veranderproces moet ook participatief zijn.
Je moet ervoor zorgen dat al diegenen die het aanbelangt, continu mee kunnen participeren aan het verandertraject. Maar hoe pak je dit aan? M.a.w. hoe kunnen we ervoor zorgen dat alle belanghebbenden mee zijn, dat alle stappen transparant zijn en dat ze feedback kunnen geven, zodat iedereen op het einde van de rit zegt: "Dat moesten we hebben en daar werken we met goesting aan verder." - Een veranderproces moet vaart maken.
Je kunt niet alles plannen tot in het detail. Een verandertraject gaat gepaard met voortschrijdend inzicht. Het is een proces dat van concept naar detail gaat, dat steeds concreter en transparanter wordt.
Scrum als basistechniek
De mosterd zijn we gaan halen bij de sector van de softwareontwikkeling, waarbij ze binnen Agile werken met de scrum-techniek. Om te vermijden dat je op het einde een product hebt dat de klant niet wilt, wordt het totale proces opgeknipt in tussendoelstellingen of sprints. Ze beginnen met een prototype (heel rudimentair) en tijdens elke sprint wordt feedback gevraagd aan de klant. Hierdoor wordt het product in de loop van het project altijd concreter en beter, en kom je tot een software die perfect aansluit bij de verwachtingen van de klant. Het is een proces waarbij continu leren en verbeteren wordt gestimuleerd.
Volgens dezelfde werkwijze hebben we onze veranderaanpak opgebouwd, waarbij we een brede betrokkenheid garanderen van alle belanghebbenden, zowel van de interne medewerkers als externe partners. We werken met een veranderteam, omringd door een breder forum.
Houvast met concrete veranderaanpak
Wat is het werkproces?
Deze veranderaanpak wordt gekenmerkt door een duidelijk werkproces:
- Het Workitects-organisatiecanvas dient als leidraad. Tijdens de sprints wordt telkens een nieuwe bouwsteen vastgepakt door het veranderteam. Je vertrekt vanuit je visie om je proces vast te leggen. Van daaruit ga je de macrostructuur en bijhorende leiderschap uittekenen, enzovoort.
- Het veranderteam doet aan prototyping, wat wil zeggen dat er nooit 'iets definitief' beslist is. Als blijkt uit de testfase dat het prototype moet aangepast worden, dan zet je een stap terug en pas je het aan.
Wat doet het veranderteam?
Ze werken voorstellen uit rond de structurele bouwstenen (visie, macrostructuur, teams, …) en toetsen deze af met het forum. Op basis van de feedback van het forum doen zij aanpassingen en werken zij de voorstellen verder uit. Zij gaan telkens werken in sprints, waarbij ze werken van grof naar fijn. Verschillende sprints volgen elkaar kort op en het prototype van herontwerp wordt telkens verder ontwikkeld en verfijnd.
Naast structurele voorstellen helpt het veranderteam om concrete acties te realiseren die weinig energie vergen maar wel een positieve impact hebben op de organisatie. Ook initiatieven van andere medewerkers of belanghebbenden (buiten het veranderteam) om het goedgekeurde concept verder te detailleren, gaan ze ondersteunen.
Wat doet het forum?
Het veranderteam wordt omringd door een forum, waarin zowel de interne als externe belanghebbenden zitten. Het forum is het orgaan dat continu feedback geeft over de voortgang en de verfijning van het herontwerp. Naargelang men bepaalde bouwstenen van de roadmap wil vastpakken, kan het gebeuren dat een ad-hoc werkgroep wordt samengeroepen van allerlei mensen die daar vanuit hun expertise en ervaring een bijdrage aan kunnen leveren. Dat kan zowel gefaciliteerd worden door iemand van het veranderteam, alsook door een aantal mensen uit het forum of externen.
Tip! Leg de data van de fora vast voor de komende jaren. Zo'n manier van werken geeft druk, want na elke sprint moeten ze een nieuwe versie voorstellen. Maar het zorgt er wel voor dat er snelheid wordt genomen en dat er vooruitgang wordt geboekt.
Wie zit er in het veranderteam?
- Medewerkers van de organisatie die het veranderproces vastpakken en de verandering mogelijk maken. Zij beslissen zelf niets, maar brengen voorstellen naar voren en stimuleren initiatieven.
- Medewerkers van de organisatie die de goesting en competenties hebben om mee te denken op organisatieniveau en bereid zijn om initiatieven te nemen
- Deelnemers moeten niet behoren tot het management, maar moeten onbevangen geesten zijn die breder kijken dan enkel vanuit de eigen expertise, focus of departement.
- Belangrijk is dat zij tijd krijgen om daarin te investeren en de bouwstenen van het verandertraject vast te pakken.
Wie zit er in het forum?
- Het forum bestaat uit zowel de interne als externe belanghebbenden.
- Mensen wie het aanbelangt dat de organisatie goed gestructureerd is en dat medewerkers er met goesting werken.
- Ze zijn ambassadeur van het project.
- Bij voorkeur zitten er ook belanghebbenden in die niet onmiddellijk nabij zijn, maar wel een grote impact hebben op de toekomst van de organisatie. Mensen die je nodig hebt om je project te realiseren, bv. vertegenwoordigers van het departement die iets kunnen veranderen aan de wetgeving.
Eigenaar van de verandering: dat ben jij
Het fijne aan deze veranderaanpak is dat het veranderproces echt een project is van de organisatie zelf. We zijn er met Workitects op uit om organisaties zelfredzaam te maken. Een veranderteam zorgt ervoor dat het veranderproces continu wordt opgepakt binnen de organisatie, en dat er niet gewacht wordt tot een externe begeleider langskomt om een volgende stap te zetten. Het veranderteam wordt wel ondersteund om een sprint goed voor te bereiden en om stappen te kunnen zetten als team. Maar bij het forum zitten de externe begeleiders niet op het podium. De organisatie neemt zelf het eigenaarschap op.
Twijfel je toch nog hoe je best hiermee start? We staan steeds klaar om je een handje te helpen.
Je wil veranderen naar een innovatieve arbeidsorganisatie, maar hoe pak je dat nu concreet aan? Vanuit onze ervaringen bleek dat slechts enkelen het veranderproces beheren, waardoor er weinig draagvlak gecreëerd wordt. Het is echter de volledige organisatie die voor een grootse aanpassing staat. Daarom hoort het veranderproces van iedereen te zijn. Gebruik onze methode voor een participatief verandertraject met vaart!
-
-
-
-
-
- ©Workitects
