Van klassieke lijnen naar een levende organisatie
“Voor 2018 werkten we nog met een vrij klassieke structuur,” vertelt Katrien. “Maar onze opdracht werd breder, en dat vroeg om een andere manier van organiseren. We wilden meer autonomie, meer eigenaarschap, en vooral: een structuur die meegroeit met onze mensen én onze missie.”
Die missie – het stimuleren, ontwikkelen en verbinden van open jeugdwerk in Vlaanderen – vormde het vertrekpunt van een intensief verandertraject. Vanuit de IAO-principes werkte Formaat een nieuw teamgebaseerd organisatiemodel uit, opgebouwd rond vier stromen: open jeugdwerk ondersteunen (team geprofessionaliseerde Initiatieven en team vrijwille initiatieven), beleid maken en beïnvloeden (team beleid), praktijk ontwikkelen (team jeugdhuispratkijk), centraal aansturen en ondersteunen (team kompas en team centrale ondersteuning).
“Die structuur is geen eindpunt,” benadrukt Katrien. “We zien onze organisatie als een levend systeem. Onze context verandert, onze mensen groeien, en onze inzichten verdiepen. Daarom nemen we regelmatig de tijd om onze werking bij te stellen. Die continue afstemming is essentieel om wendbaar te blijven.”
Elk team heeft een digitaal bord waarop rollen en taken zichtbaar zijn. Zo blijft alles transparant en actueel.
Iedereen leider in zijn rol
Een van de opvallendste keuzes? Werken met rollen in plaats van functies.
“Elk team heeft vijf vaste kernrollen, zoals Facilitator en Budgetbeheerder,” zegt Katrien. “Daarnaast bedenken teams zelf extra rollen, afhankelijk van hun noden. Die rollen worden niet zomaar toegekend – we organiseren rolopbouwworkshops waarin we samen puzzelen: wie heeft welk talent, wie neemt welke verantwoordelijkheid op?”
Rollen zijn dynamisch en kunnen gedeeld worden. Zo kan een rol een lead en een backup hebben, of kan de focus binnen een rol wisselen. “We willen dat het echt duidelijk is wat rollen inhouden en dat mensen zich eigenaar voelen van hun rollen. Daarom bouwen we die rollen op rond drie vragen: waarom bestaat deze rol, waarover mag je beslissen, en welke taken horen erbij?”
Leidinggeven zonder de baas te zijn
Ook de rol van leidinggevende kreeg een nieuwe invulling. “Onze teamleiders zijn meewerkend: ze besteden de helft van hun tijd aan inhoudelijk werk, en de andere helft aan het ondersteunen van hun team,” legt Katrien uit. “Ze zijn geen baas, maar eerder een ondersteuner en procesbegeleider.”
Als IAO-coach flankeert Katrien de teamleiders in hun groei. “Ik help hen om hun rol scherp te stellen, spanningen bespreekbaar te maken en hun overlegstructuren te versterken. Maar ik bewaak ook het grotere plaatje: dat we als organisatie blijven leren en evolueren.”
We zien onze organisatie als een levend systeem. Onze context verandert, onze mensen groeien, en onze inzichten verdiepen. Daarom nemen we regelmatig de tijd om onze werking bij te stellen. Die continue afstemming is essentieel om wendbaar te blijven.
Overleggen met structuur én ruimte
Formaat maakt een duidelijk onderscheid tussen verschillende soorten overleg. “We hebben wekelijks werkoverleg, waarin we operationele zaken bespreken. Daarnaast is er om de zes weken een roloverleg, waarin we rollen herbekijken en bijsturen. Dit alles doen we via integratieve besluitvorming – een methode uit Holacracy die toelaat om spanningen om te zetten in constructieve voorstellen.”
Daarnaast stimuleert Formaat actief samenwerking over teamgrenzen heen. “We willen dat mensen elkaar vinden. Daarom organiseren we bijvoorbeeld vier keer per jaar een ‘Grote Markt’, waar teams hun werking delen en we samen reflecteren. Nieuwe medewerkers doorlopen ook het ‘Formaatbad’: vijf dagen waarin ze kennismaken met onze cultuur, structuur en tools.”
Om al die rollen, projecten en overlegmomenten te stroomlijnen, gebruikt Formaat MS Teams en Planner. “Elk team heeft een digitaal bord waarop rollen en taken zichtbaar zijn. Zo blijft alles transparant en actueel.”
Verandering als continu proces
“Verandering is bij ons geen project met een begin en einde,” zegt Katrien. “Het is iets dat voortdurend in beweging is. En telkens opnieuw kaderen we de ‘why’ van wat we doen, namelijk meer en sterker open jeugdwerk. Dat helpt om veranderingsmoeheid te voorkomen.”
Ook weerstand krijgt bij Formaat een plek. “We gebruiken principes uit Deep Democracy om ermee om te gaan. We zien weerstand niet als iets dat moet worden weggewerkt, maar als een waardevol signaal. Door actief op zoek te gaan naar de minderheidsstem, maken we ruimte voor perspectieven die anders onder de radar blijven. Dat verrijkt onze besluitvorming én versterkt het draagvlak.”
Tot slot: wat kunnen andere organisaties leren van Formaat?
“Een organisatie is nooit af,” besluit Katrien. “Structuren, rollen en overlegvormen evolueren mee met de mensen en de context. Wat vandaag werkt, kan morgen anders moeten. Als IAO-coach help ik teams en leiders om regelmatig stil te staan, bij te sturen en te blijven leren. Het is geen eindpunt, maar een continu proces van afstemmen, proberen en verbeteren.”
-
-
-
-
-
- ©Workitects
Leren hoe je zelf aan je organisatie werkt tijdens ons masterclass: anders organiseren?
