Je organisatiestructuur als oorzaak van een trage doorlooptijd
Maakbedrijven trachten zo snel mogelijk op maat gemaakte producten tot bij hun klanten te krijgen. Toch lukt dit steeds vaker niet. Doorlooptijden zijn te lang en de klanten worden onrustig. Intussen probeer jij binnen je maakbedrijf een aantal aanpassingen door te voeren om de doorlooptijd te verkorten. Vergeet daarbij zeker je bedrijfsstructuur niet en hou rekening met deze drie belangrijke structurele versnellers.
1. Een stroomsgewijze structuur werkt sneller dan een functionele.
Spoedorders, problemen bij omschakeling van machines of een verandering van bestellingstype -en hoeveelheid kan grote vertragingen opleveren. Hoe kan je als maakbedrijf het beste deze onvoorspelbaarheden opvangen?
In functionele organisaties passeert elke order in elke afdeling, maar wat als klanten hun orders sneller willen ontvangen? Wat als orders sneller ingepland moeten worden?
QRM (Quick Response Manufacturing) biedt hier een oplossing voor: splits je organisatie op in verschillende orderstromen (oftewel Focused Target Market Segments). Een orderstroom kan bestaan uit productie-orders, kantoorwerk of een compleet proces van bestellen tot afleveren. Binnen de orderstromen is het centrale idee dat niet elke werkpost elk product moet bewerken. Je zorgt er in ieder geval voor dat de werknemers op verschillende posten inzetbaar zijn binnen één orderstroom.
De functionele structuur kan dus sterk ontlast worden door het creëren van orderstromen. Let wel op: binnen die orderstromen heb je liefst een team dat een zo groot mogelijk stuk van het werk op zich kan nemen om alles vlot te laten verlopen.
2. Vermijd de versplintering van taken
In maakbedrijven opereren verschillende afdelingen vaak naast elkaar en hierdoor is veel coördinatie vereist om informatie tussen de afdelingen te delen en te integreren. Bijvoorbeeld: Als er een technisch probleem is, dan moet de technische dienst komen assisteren. Vaak is de beschikbaarheid van de ploegtechnicus beperkt, waardoor de herstelling later moet worden ingepland en de productie verder vertraging oploopt.
In een functionele organisatiestructuur merk je dat iedereen zijn takenpakket gelimiteerd is, maar waarom kan een productie-operator niet bepaalde onderhoudswerken zelf uitvoeren? En kunnen technici ook niet productie-operatoren tijdelijk vervangen bij afwezigheid?
Cross-training verkort je doorlooptijd.
Een tweede idee dat we vanuit QRM meenemen. Zorg ervoor dat elke werknemer binnen je team meerdere rollen kan opnemen. Zo is er minder afstemming nodig en kan de productie vooruit blijven gaan.
Pas je macrostructuur aan.
In functioneel georganiseerde maakbedrijven hebben verschillende productieafdelingen een andere bijdrage tot het afgewerkte product. Hierdoor ontstaan wachtrijen na elke productiestap. De tijd die er gespendeerd wordt aan het daadwerkelijk “bewerken” van producten is hierdoor vaak beperkt. Zo wordt de totale doorlooptijd in de hoogte geduwd. De vormgeving van de macrostructuur, of hoe de taken en verantwoordelijkheden verdeeld zijn in je maakbedrijf, zijn hierbij cruciaal. Pas daarom je macrostructuur aan, zodat de taken minder opgesplitst zijn tussen de productieafdelingen.
3. Kies voor een korte beslissingsstructuur
Wie mag welke beslissingen nemen? Ook dat kan sterk de doorlooptijd van orders beïnvloeden. Neem het voorbeeld van een Belgisch automobielbedrijf:
Indien een operator merkt dat er een defect is aan een machine, dan wordt een melding gecreëerd die wordt neergelegd bij de shiftverantwoordelijke. Die verantwoordelijke verzamelt op het einde van zijn shift alle meldingen en maakt hiervan werkbonnen. Vervolgens gaat de leidinggevende van de onderhoudsafdeling deze werkbon(nen) ontvangen, bekijken en inplannen voor zijn team. Die werkbon wordt dan aangevat door een onderhoudsmedewerker, maar vaak is niet meteen duidelijk wat omschreven wordt...
Dat moet sneller kunnen en dat kan ook, indien je je beslissingsstructuur herbekijkt.
Integreer de besluitvaardigheid in je orderstromen.
Hoe meer je organisatie functioneel versplinterd is, hoe groter de noodzaak om op het niveau daarboven toch nog het overzicht te bewaken. Door je orderstromen is je organisatie minder versplinterd, waardoor je minder beroep moet doen op hiërarchie. De beslissingen worden gemaakt door de medewerkers binnen de orderstroom.
Verminder bureaucratie door teams samen te voegen.
Als afdelingen een sterke interafhankelijkheid hebben, neem je best een stuk van de bureaucratie weg door de teams samen te brengen. Zo moet er ook minder procedureel gewerkt worden.
Ervaar de kortere doorlooptijd met Werkblokken
Werkblokken is een laagdrempelig simulatiespel. Twee bedrijven gaan met elkaar in concurrentie. De ene groep speelt in een functioneel model, de andere in een stroomsgewijs model. Binnen welke structuur voelen medewerkers zich comfortabel en welke organisatiekeuzes leveren het beste resultaat op?
Met dit spel willen we aantonen dat organiseren ook anders kan. Een stroomsgewijze organisatie blijkt performanter dan het wijdverspreide functionele model. Het lijkt misschien onlogisch, maar de resultaten bewijzen het keer op keer.
Hulp nodig?
Het Interreg-project QRM4.0 ondersteunt productiebedrijven met het verbeteren van hun doorlooptijden middels het verstrekken van praktisch advies en het toekennen van financiële steun aan bedrijven die stappen willen zetten met het implementeren van digitale tools op hun werkvloer. Wil je meer weten? Contacteer dan sander.smouts@workitects.be.
In maakbedrijven worden vaak de juiste oorzaken van doorlooptijdproblemen over het hoofd gezien. Om problemen in de doorlooptijd op het spoor te komen is het in kaart brengen van de organisatiestructuur cruciaal. Start met het opsplitsen van je organisatie in verschillende orderstromen, waarbinnen geïntegreerde teams samenwerken aan eenzelfde producttype of voor dezelfde klantengroep. Verder is het in deze nieuwe setting cruciaal om personeel te cross-trainen zodat binnen de teams verschillende rollen kunnen opgenomen worden. Ook kunnen lange doorlooptijden vermeden worden door beslissingsstructuren te verkleinen en hiërarchie te beperken.
-
-
-
-
-
- ©Workitects
