Inleiding

Ben je er ook van overtuigd dat het in jouw woonzorgcentrum anders kan en moet? Wil je de manier van werken aanpassen om flexibeler te kunnen inspelen op veranderende vragen en om jobs werkbaarder te maken? Inspiratie en overtuiging zijn een goed begin!
De voorbije jaren hebben we heel wat woonzorgcentra begeleid en opgevolgd bij het anders organiseren van het werk. In ons magazine dat we uitbrachten naar aanleiding van ons slotevent ‘Met zorg organiseren’ delen we heel wat van deze mooie voorbeelden en verworven inzichten.

Maar hoe pak je zo’n veranderproces het best aan? En waar moet je allemaal rekening mee houden? In dit artikel delen we 5 tips om met zorg te organiseren. Deze tips klinken misschien logisch en vanzelfsprekend maar toch worden ze in de praktijk gemakkelijk over het hoofd gezien. Hierdoor kent het veranderproces vaak een moeizame start.

Laat je inspireren door onze onderstaande 5 tips:

  

 

wzc

1. START MET HET BEPALEN VAN DE OPDRACHT

De opdracht van een woonzorgcentrum is wettelijk beschreven in het Woonzorgdecreet. Toch zien veel woonzorgcentra hun opdracht breder dan dat. Bepaal eerst wat er moet gebeuren. Als je niet weet wat je moet organiseren, kan je het ook niet organiseren.

Start vanuit je visie: De prioriteiten en accenten die je als woonzorgcentrum legt, worden bepaald door de visie. Is je visie duidelijk en gedeeld? In welke mate is deze onderscheidend van andere woonzorgcentra? Vanuit je visie bepaal je hoe de opdracht eruit ziet naar de bewoner, medewerker, maar ook breder naar de wijk, zorgzone of zelfs de maatschappij. Inspirerende voorbeelden vind je verderop in het magazine onder de rubriek ‘Wat is de opdracht van een WZC?’.

Leg de opdracht zoveel mogelijk bij het operationele team rond de bewoner. Knip niet tussen activiteiten waar continu nauwe afstemming tussen nodig is. Dit vergroot immers de kans op verstoringen. Denk bijvoorbeeld aan maaltijden die laattijdig of verkeerd geleverd worden of activiteiten die niet afgestemd zijn op de interesses of planning van de dag.

De opdracht bepaalt de samenstelling van het team. Eenmaal de opdracht van het team duidelijk is, kan je nadenken over welke expertise en kwaliteiten hiervoor nodig zijn. Hou daarbij ook rekening met de samenstelling van de bewonersgroep: welke specifieke kenmerken hebben deze bewoners en welke kennis of vaardigheden zijn daarvoor nodig? Denk daarbij ook na over welke activiteiten bewoners zelf nog kunnen opnemen. Of reik uit naar anderen, zoals mantelzorgers, vrijwilligers of medewerkers uit eerste of tweedelijn.

 

 

wzc

2. GEEF VERANTWOORDELIJKHEDEN AAN TEAMLEDEN VIA ROLLEN EN EEN DUIDELIJK KADER

Een team functioneert het best als iedereen zijn verantwoordelijkheid kent en opneemt. Door taken van het team vast te leggen in enge functiebeschrijvingen, creëer je het risico op ‘het SNIF-syndroom’. SNIF staat hierbij voor Staat-Niet-In-mijn-Functiebeschrijving. Hoe zorg je er dan voor dat iedereen zich verantwoordelijk voelt voor de teamopdracht? Leg taken en verantwoordelijkheden vast in rollen en verdeel deze over de teamleden.

Bepaal een duidelijk kader vanuit de visie. Door de keuze voor persoonsgerichte zorg als leidend principe en deze visie te vertalen naar de dagelijkse werking van het woonzorgcentrum, krijgen medewerkers ruimte en verantwoordelijkheid om flexibel en samen in te spelen op noden en vragen van bewoners.

Dit vraagt om veranderingen in de structuur en cultuur van het woonzorgcentrum. Zorg voor een meer coachende leidinggevende, een vlakke structuur, een duidelijk afsprakenkader, meer horizontaal overleg en een participatieve beleidsvoering.

De rol van de leidinggevende verandert. Tegelijkertijd moeten leidinggevenden het team ondersteunen naar meer autonomie. Ze komen dan ook al vroeg in het veranderproces in een identiteitscrisis terecht. Ondersteun leidinggevenden in hun veranderende rol.

Zorg voor een boegbeeld van verandering. Leiders van verandering hebben een duidelijke visie en toekomstbeeld. Ze belichamen als het ware de verandering en loodsen het woonzorgcentrum doorheen die verandering. Het gaat om mensen die de organisatie goed kennen, waar medewerkers vertrouwen in hebben. Ze hebben een cultuurbezielende en – bewakende rol.

In het magazine vind je praktijkvoorbeelden hiervan in het artikel ‘Leiderschap’.

 

 

wzc

3. GEEF MEDEWERKERS DE KANS OM BIJ TE LEREN IN HUN JOB EN TAKEN TE VERSCHUIVEN DOORHEEN DE DAG

Hoe een medewerker zijn werk ervaart, wordt sterk bepaald door de taken die hij moet uitvoeren en de autonomie die hij daarbij krijgt. Verbeter de werkbeleving van medewerkers door het werk op een andere manier te organiseren.

Werken kost energie, maar geeft ook energie. Het is belangrijk om deze in evenwicht te houden. Als er te veel verwacht wordt van medewerkers, dan ervaren ze werkdruk. Geef medewerkers voldoende middelen om de verwachtingen beter te beheersen.

Medewerkers krijgen energie door nieuwe dingen te leren in hun dagelijkse werk. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het bieden van complexe zorg samen met een expert of het inzetten van talenten van medewerkers voor bewoners of de teamwerking. Geef medewerkers de nodige uitdagingen en kansen om in hun job nieuwe dingen te leren. Dat zorgt voor een grotere bevlogenheid.

Medewerkers krijgen het meeste stress van onverwachtse gebeurtenissen die de planning van de dag verstoren. Denk bijvoorbeeld aan ad hoc bezoeken van huisartsen, vragen van familieleden, een vraag van een collega naar ondersteuning, … Leidinggevenden ervaren de meeste verstoringen tijdens hun dag. Toch hebben ze minder werkstress dan zorgpersoneel. Dit komt omdat leidinggevenden ook meer mogelijkheden hebben om taken in hun werk te verschuiven. Zorg ervoor dat medewerkers zoveel mogelijk verstoringen zelf kunnen opvangen.

 

 

wzc

4. VERDUIDELIJK HET ‘WAAROM’ EN BLIJF DIT COMMUNICEREN

Maak zo duidelijk en tastbaar mogelijk wat de dwang (externe eisen) en drang (interne drijfveren) zijn om als woonzorgcentrum te veranderen. Waarom is het zo belangrijk om de huidige (arbeids)organisatie en werking te herzien? Creëer op die manier een urgentie. Vertaal dit naar de leefwereld van de medewerkers op de werkvloer. Blijf deze verandernoodzaak communiceren.

Wees je heel bewust van de termen die je kiest. Vermijd termen zoals zelfsturing of zelfsturende teams, want die roepen weerstand of bepaalde (valse) verwachtingen bij mensen op. Wees creatief en maak je eigen lexicon. Door te visualiseren verduidelijk je de boodschap en neem je medewerkers mee op pad. Voorbeelden in dit magazine zijn onder andere ‘expeditie Van Zuylen’, het ‘PIT-team’, ‘MIT’, de ‘leef-plezier-boom’.

Betrek medewerkers in het veranderproces. Stel een veranderteam samen uit alle geledingen van het woonzorgcentrum. Zo creëer je een bredere betrokkenheid en vermijd je dat het een verandertraject is van directie of het management. Bepaal ook hoe je de rest van de organisatie wil betrekken. Betrek medewerkers bijvoorbeeld via een ‘forum’: een delegatie van medewerkers die bereid zijn om op scharniermomenten mee te denken, die mee kunnen beslissen over bepaalde opties, of gewoon worden geïnformeerd over het hoe en waarom van bepaalde keuzes. Betrek bovendien niet enkel medewerkers, maar ook bewoners en familie, partnerorganisaties en andere belanghebbenden.

5. STA STIL BIJ SUCCESSEN, HOE KLEIN ZE OOK LIJKEN

Denk out-of-the-box. Durf te experimenteren. Neem voldoende tijd om iets nieuws uit te proberen. Falen is een optie. Trap niet in de valkuil om enkel te focussen op wat niet goed loopt, op de problemen. Leer uit je ervaringen. Vier en visualiseer successen, hoe klein ze ook lijken. Kleine veranderingen kunnen een groot verschil betekenen.

 

Ben je benieuwd naar de volledige inhoud van het magazine?

wzc

Overzicht: 5 tips om met zorg te organiseren

1. Start met het bepalen van de opdracht

2. Geef verantwoordelijkheden aan teamleden via rollen en een duidelijk kader

3. Geef medewerkers de kans om bij te leren in hun job en taken te verschuiven doorheen de dag

4. Verduidelijk het 'waarom' en blijf dit communiceren

5. Sta stil bij successen, hoe klein ze ook lijken

Magazine

inspiratienota

8 verandertrajecten binnen woonzorgcentra

Acht woonzorgcentra delen hun verandertraject aan de hand van hun doelen, realisaties en toekomstplannen.

x

Aan het woord: Frank De Craecker

Onze collega Frank De Craecker sprak met ESF Vlaanderen over innovatieve arbeidsorganisatie en het belang van structuurontwerp. Ontdek hier het hele interview.

w

Recept voor werkbaar werk

Ontdek hier het recept voor een werkbare job met verantwoordelijkheden, leermogelijkheden en een goede teamsamenwerking.

x

Aan het woord: Lieven Eeckelaert

Onze collega Lieven Eeckelaert sprak met Fevia over de digitalisering in voedingsfabrieken en welke impact dit heeft op de werkvloer en de jobs. Ontdek hier het hele interview.

x

Aan het woord: Marijke Dobbels

Marijke Dobbels, directeur van woonzorgcentrum Van Zuylen, vertelt over haar ervaring met innovatieve arbeidsorganisatie en de ondersteuning voor leidinggevenden in hun veranderende coachende rol.

wzc

5 Tips om met zorg te organiseren

Ben je er ook van overtuigd dat het in jouw woonzorgcentrum anders kan en moet? Hoe pak je een veranderproces binnen de zorg het best aan? In dit artikel delen we 5 tips om met zorg te organiseren.

digital

Digitaliseren doe je samen

Lieven Eeckelaert maakt een aantal mensgerichte kanttekeningen bij digitale transformaties in productiebedrijven.

Implementatie van structuur

Obstakels voorkomen bij de implementatie van een structuur

QRM geeft een heel duidelijk idee over hoe je je organisatie moet ontwerpen, maar bij de implementatie kan je als organisatie toch verschillende obstakels tegenkomen. Leer hier hoe je die obstakels kan voorkomen.

Doorlooptijd verkorten

Hulpmiddelen voor een korte doorlooptijd

QRM focust op het bereiken van doorlooptijdverkorting door orderstromen op te splitsen en geïntegreerde teams te creëren. Maar hoe pas je een integrale verandering toe in je organisatie om de doorlooptijd te verkorten?

Interview

Aan het woord: Soetkin en Caroline

Caroline en Soetkin namen in 2020 deel aan de verkenningsronde voor woonzorgcentra. Zij vertellen over hun ervaringen en de impact van de gratis opleiding.