Context
In het veranderingsproces van innovatieve arbeidsorganisatie komen direct leidinggevenden als eerste onder enorme druk te staan: ze moeten hun eigen rol opnieuw uitvinden en tegelijk het team ondersteunen. Organisaties geven vaak aan dat de implementatie moeilijk verloopt omdat leidinggevenden nog niet volledig mee zijn in hun nieuwe rol. Het is dan ook belangrijk om hen te ondersteunen in hun veranderende rol.
Sinds 2012 heeft woonzorgcentrum Van Zuylen, dat deel uitmaakt van Mintus, een nieuwe directeur Marijke Dobbels. Bij haar start merkte ze een aantal zaken op die de werking van het woonzorgcentrum belemmeren. Het woonzorgcentrum ging aan de slag met de principes van innovatieve arbeidsorganisatie (IAO) om het werk op een andere manier te organiseren. Zo werd de woonvorm kleinschaliger en de teams multidisciplinair. Medewerkers zijn samen verantwoordelijk voor hun bewoners. Dat vraagt ook een andere rol van de leidinggevende: van hiërarchisch naar meer coachend. Om hen te ondersteunen in hun veranderende rol volgen ze samen een ontwikkelingstraject.
Waarom volgden jullie met alle leidinggevenden dit traject rond leiderschap?
Marijke: Initieel zat het niet in ons plan om de opleiding rond leiderschap te volgen, omdat alle leidinggevenden vanuit Mintus een zesdaags leiderschapstraject aangeboden krijgen. We merkten echter dat het thema rond gedeeld leiderschap te weinig belicht werd en dus zochten we naar een alternatief. Dat vonden we bij Workitects.
Ook de herstructurering van de teams was een aanleiding om deze opleiding te volgen. Binnen het IAO-verhaal creëerden we namelijk een tandem. Dit is een duo bestaande uit een teamcoach, hoofdverpleegkundige, die bijgestaan wordt door iemand van het EKA-team. Samen sturen zij het grotere team aan en bewaken zij de visie op de afdeling waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Zowel de teamcoaches als de tandems volgden deze opleiding.
We volgden het traject voornamelijk om na te gaan welk type leider elke leidinggevende was en welke hun verwachtingen waren binnen hun nieuwe rol. Voordien waren ze namelijk hoofdverpleegkundigen, nu teamcoach. Het verschil tussen deze twee rollen bleek groter te zijn dan ze zelf verwacht hadden. Het was een grote uitdaging voor hen om de omschakeling te maken. Vroeger stuurden ze al mensen aan, maar als teamcoach moesten ze leren het leiderschap effectief op te nemen door meer te coachen en dingen los te laten. De opleiding van Workitects moest ons daarbij helpen.
In de sessies wordt vooral gewerkt aan de identiteit van de leidinggevende om zo tot gedragsverandering te komen. Aan de hand van verschillende oefeningen en assessment worden antwoorden gezocht op volgende vragen: Wat doet de verandering naar gedeeld leiderschap met mij? Hoe ga ik om met mijn nieuwe rol? Wat zijn mijn dominante gedragingen en overtuigen? Vanuit welke sterktes en waarden kan ik mijn toekomstig leiderschap vormgeven?
Hoe heb je deze sessies ervaren?
Marijke: Voor de meesten van ons verliepen de sessies zeer goed. Zij voelden het aan als de ontbrekende schakel binnen het traject om die laatste stap te zetten om hun rol als leidinggevende effectief en volledig te kunnen opnemen.
De sessies zorgden voor een uitgebreid theoretisch kader. We verdeelden de rollen en maakten een teamcharter op met de leidinggevenden en de tandems. We voelden dat het niet altijd gemakkelijk was om de theorie om te zetten naar de praktijk. Daarom planden we enkele intervisies met een adviseur om de implementatie tot een goed einde te brengen. We voelen dat we steeds dichter bij ons doel komen, maar het is nog niet afgewerkt. Het traject loopt nog steeds.
Veranderde je beeld over leidinggeven/leiderschap na deze sessies?
Marijke: Voor mezelf niet echt. We zijn namelijk al aan een cultuurverandering bezig sinds 2012. Toen wist ik al het volledige beeld waar ik naartoe wilde: welke type leidinggevenden, welke organisatiestructuur ik wilde… Daarom was het voor mij niet helemaal nieuw.
Het principe van de tandem was wel nieuw. Ik zocht naar iets om de leidinggevenden te ondersteunen, maar ik wist nog niet hoe ik dit zou implementeren. Gedurende het traject is dan de tandem naar boven gekomen. Dat was iets nieuws. Maar het principe van leidinggeven vanuit gedeeld leiderschap in de organisatie, was van in het begin zeer belangrijk voor mij.
Heeft dit traject je relatie naar je team veranderd?
Marijke: Zeker en vast! De voorbije jaren hadden we al de cultuur om mensen te betrekken bij bepaalde beslissingen. Deze opleiding heeft ervoor gezorgd dat we nog meer mensen betrekken. We gaan een heel traject uitstippelen met heel het team, de bewoners en familieleden. In die zin is het zeker een andere benadering.
Op voorhand wisten we niet goed wat we konden verwachten van deze verandering, maar de resultaten van de tevredenheidsmeter spraken voor zich. In vergelijking met andere woonzorgcentra binnen de sector, scoren we beter op bijna alle factoren. De resultaten zijn het meest opvallend bij de polyvalente medewerkers. Zij durven af en toe wel eens vergeten te worden in het grotere verhaal. Hier hebben we rekening mee gehouden door hen actief op te nemen in ons verhaal en we zijn bijgevolg ook zeer tevreden met het resultaat.
Wat heb je hieruit geleerd?
Marijke: We leerden om de zaken beter als een geheel te zien in plaats van als allemaal aparte kleinere deeltjes. De adviseur was hierbij ook een grote hulp. Deze is neutraal en staat buiten je organisatie, waardoor hij/zij een helikopterzicht kan bieden.
Zou je deze opleiding aanraden aan collega’s/mensen met een vergelijkbare functie? En ook voor sectoren buiten de zorg?
Marijke: Ik raad het iedereen aan, binnen welke sector dan ook. Er zijn een aantal principes en, of je nu zorggerelateerd bent of niet, die principes kunnen dienen. Binnen de Mintusgroep waren wij ook een piloot, het eerste WZC dat met IAO begon. Sowieso is het de bedoeling dat de andere huizen ook warmgemaakt worden voor dergelijke trajecten en dit lijkt wel op gang te komen. Collega-directeurs stellen er vragen over aan mij. Het is wel zo dat het niet zomaar een copy paste is, maar het traject laat toe om op eender welk moment in te stappen aangezien het op maat gemaakt wordt.
Daarnaast zien we ook dat mogelijke jobstudenten of vaste medewerkers graag bij ons komen werken. Ook scholen bellen met vragen om bepaalde principes uit te leggen van het traject. Ook zij beginnen zich te interesseren om dit mogelijk mee op te nemen in het lessenpakket. Je voelt daarin dus wel dat IAO echt leeft.
Opleiding: Naar gedeeld leiderschap met je team
Is jouw organisatie ook op weg naar meer gedeeld leiderschap, waarbij de rol van leidinggevenden verandert?
Wil je je leidinggevende ondersteunen in hun veranderende rol?
Of ben je als leidinggevende nog zoekende naar de nieuwe invulling van je rol?
